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Uno degli aspetti più trascurati da parte dei clienti è la gestione della corrispondenza che la banca spedisce o che mette a disposizione in relazione ai rapporti intrattenuti: conto corrente, carte, deposito titoli, mutuo ecc.

Perché devi verificarli e conservarli?

Quali sono i documenti importanti?

Come si archiviano i documenti della banca?

La questione è più seria di quanto comunemente si tenda a credere e il problema assume caratteristiche specifiche da quando queste comunicazioni sono state trasferite prevalentemente sui canali digitali.

Cerchiamo perciò di fare chiarezza al riguardo.

Dal punto di vista normativo, nell’era precedente alla trasformazione digitale e all’integrazione europea, lo status di “consumatore” di servizi bancari e finanziari era certamente meno “individuato” e meno tutelato.

I contratti della banca erano documenti di poche pagine, da siglare con un paio di firme: capitava di conservarli a casa in un cassetto della cucina o del mobile di ingresso assieme ad una corrispondenza periodica piuttosto limitata.

L’estratto conto del conto corrente veniva spedito per posta e si spulciava a fine anno, quando era quasi una prassi recarsi in filiale durante il periodo natalizio per farsi consegnare l’agenda omaggio: era la classica circostanza-pretesto per andare a discutere un tasso creditore più favorevole e delle spese di gestione più contenute.

La situazione non solo è drasticamente cambiata nel volgere di pochi anni, ma questa evoluzione prevede oggi una consapevolezza molto più profonda, sia del nostro ruolo di consumatori di servizi bancari e finanziari, sia dei contesti normativi europei e degli strumenti digitali.

La “carta” si è trasformata in “file” anche per ragioni economiche, per contribuire a mantenere basso il costo della gestione del conto corrente:

“Preferisce che le spediamo gli estratti conto per posta o glieli mandiamo per posta elettronica? Se li spediamo a casa, le costano € 1,50 per ogni documento, altrimenti sono gratis”

“Me li mandi pure per posta elettronica, grazie!”

Oggi i documenti che la banca è tenuta ad inviare sono sicuramente più numerosi che in passato, per effetto delle numerose integrazioni legislative e la consegna digitale di questi documenti è una garanzia di velocità e di certezza.

Tuttavia questa modalità comporta una diversa organizzazione personale, un livello di attenzione specifico e un metodo di gestione accurato.

Perché devi attrezzarti e come è più opportuno farlo?

Molti trascurano il fatto che il conto corrente e gli altri servizi bancari sono contratti veri e propri, con facoltà ed obblighi da entrambe le parti: banca e consumatore.

Per i consumatori è fondamentale conoscere i propri diritti ma anche adottare comportamenti idonei a salvaguardarli ed uno di questi è proprio il principio di conservare i documenti sottoscritti e ricevuti perché hanno rilevanza legale.

E vero: le banche sono tenute, entro termini definiti, a produrre e consegnare le copie di questi documenti a richiesta dell’interessato, degli eredi o di chiunque sia legittimato a farlo, ma non dovresti dare per scontato che sia sempre possibile ottenerli nei tempi che ti servono (magari ne ha bisogno con urgenza il tuo avvocato) o che una causa di forza maggiore possa impedire alle banche di produrre la copia di quello specifico documento di archivio.

La tua necessità può sorgere per i motivi più vari, ad esempio:

• Devi risalire ad una operazione transitata tempo addietro sul conto corrente come ad esempio il pagamento di una mensilità di affitto, di una contravvenzione, di una rata delle spese condominiali ecc.
• Vieni chiamato dal giudice a dimostrare di aver pagato gli alimenti al coniuge divorziato
• Devi certificare al Comune il pagamento di un tributoNon ti ricordi in cosa consiste un addebito della carta di credito
• La compagnia di assicurazione ti contesta un premio non pagato lo scorso anno
• Vuoi verificare il rendimento effettivo di un investimento con il flusso cedolare, le spese e la sua fiscalità
• Devi controllare l’importo effettivo di un rimborso o di un risarcimento incassati in passato
• Vuoi semplicemente verificare periodicamente i costi di gestione dei servizi della banca

Come vedi, si tratta di necessità non così infrequenti.

Inoltre, almeno una volta l’anno devi avere a disposizione alcuni dati come:

• La certificazione degli interessi pagati per il mutuo
• I saldi medi e finali dei rapporti per la DSU e l’ISEE
• Le consistenze di risparmi e investimenti per le verifiche patrimoniali con il commercialista, ecc.

La banca ti consegna o ti mette con certezza a disposizione tutti questi documenti ma provvede anche a segnalarti, per esempio, le proprie decisioni di variazione delle tariffe precedentemente concordate, oppure eventi specifici legati alle operazioni che svolgi in autonomia, come ad esempio la possibilità di aderire ad una operazione sul capitale di una società quotata di cui hai le azioni in portafoglio.

Dove si trovano quindi corrispondenza, comunicazioni e segnalazione di eventi?

Nella tua area riservata della banca on line, in una apposita sezione, si trovano tutti i documenti digitali di tua pertinenza.

Solitamente la banca provvede ad inviarti un avviso, un “alert” via e-mail o SMS, per segnalarti che ti ha messo a disposizione un nuovo documento da consultare: comunicazione o rendicontazione contabile.

A quali di questi documenti digitali devi porre particolare attenzione e quali di questi devi assolutamente salvare e conservare?

Ogni servizio sottoscritto ed utilizzato dai clienti comporta una propria attività di corrispondenza.

Per i servizi più comuni utilizzati da privati e famiglie, di seguito trovi l’elenco minimo dei documenti che devi assolutamente salvare e conservare:

• CONTO CORRENTE
  
  
  • Estratto conto (mensile, trimestrale, semestrale ecc.).
    Contiene la lista delle operazioni effettuate nel corso del periodo, con saldo iniziale e saldo finale

• • Prospetto di liquidazione
    Espone il riepilogo periodico delle competenze per spese ed interessi a credito/debito del conto corrente

• • Saldo medio annuale e saldo al 31 dicembre
    Espone dati utili per la compilazione della DSU (dichiarazione sostitutiva unica) ai fini ISEE (indicatore situazione economica equivalente)

• CARTA DI CREDITO

• • Estratto conto mensile
    Contiene la lista degli utilizzi che hai effettuato con la carta di credito nel mese di riferimento

• DEPOSITO TITOLI

• • Questionario MIFID aggiornato periodicamente
    Si tratta del documento che determina il tuo livello di esperienza e conoscenza degli strumenti finanziari in base al quale possono esserti forniti dalla banca specifici consigli di investimento

• • Estratto conto titoli (mensile, trimestrale ecc.)
    Contiene la tua posizione investimenti alla data di riferimento

• • Lettere contabili (es. sottoscrizione, acquisto, vendita)
    Contengono i riferimenti contabili delle operazioni eseguite relative agli strumenti finanziari contenuti nel tuo deposito titoli

• • Rendicontazione annuale costi, oneri e incentivi
    E’ il documento che riepiloga i costi totali che hai sostenuto per la gestione da parte della banca degli strumenti finanziari contenuti nel tuo deposito titoli
• MUTUO IPOTECARIO
  • Lettera quietanza delle rate addebitate
  • Rendicontazione annuale degli interessi pagati

Questo elenco di base ti mette nelle condizioni di avere sempre a disposizione il set minimo di informazioni sul tuo rapporto con la banca e di poter tracciare in ogni momento il quadro delle spese e dei costi che sostieni.

Considera tuttavia che per ognuno dei servizi che usi la banca emette anche un DOCUMENTO DI SINTESI periodico (comunque sempre almeno una volta l’anno) con la rappresentazione delle condizioni alle quali il servizio viene corrisposto.

Inoltre un altro tipo di corrispondenza riguarda le “PROPOSTE DI VARIAZIONE UNILATERALE DEL CONTRATTO”

Si tratta delle variazioni che la banca intende apporre alle condizioni precedentemente concordate sui servizi che usi. La banca è obbligata a sottoporti la sua decisione di cambiare questi accordi, con un preavviso di almeno 60 giorni e con le sue motivazioni scritte. In questo caso tu puoi decidere di NON accettare la variazione recedendo dal contratto senza oneri. Accetterai le nuove condizioni semplicemente astenendoti dal comunicare un disaccordo.

Non dimenticare infine che la banca “colloca” anche prodotti di terze parti, come le polizze assicurative o i finanziamenti al consumo: sarà da questi soggetti che tipicamente riceverai i documenti relativi al contratto, comprese le rendicontazioni obbligatorie.

Come devi “trattare” quindi tutti questi documenti digitali così importanti per la tua salvaguardia e per la tua consapevolezza nel consumo dei servizi bancari e finanziari?

Un metodo che posso consigliarti è quello di riservarti del tempo ad intervalli regolari, una volta al mese o una volta a trimestre, per entrare nella tua area riservata e “scaricare” nel tuo personal computer almeno i documenti sopra elencati.

Crea una cartella e delle sottocartelle in modo da organizzare il tuo archivio in modo chiaro e facilmente consultabile, anno per anno.

Crea ad esempio una cartella BANCA XYZ e una sottocartella per singolo servizio (conto corrente, carta di credito, mutuo, deposito titoli ecc.).

All’interno di ogni singolo servizio crea una cartella per ogni anno, salvando tutti i documenti relativi all’anno di riferimento.

Provvedi periodicamente a salvare questi dati e tutti gli altri dati importanti del tuo PC in un supporto da usare per i back up di salvaguardia del tuo patrimonio digitale.

In conclusione:

l’importanza di conservare con cura i documenti della banca riguarda la loro ufficialità: sono firmati o fanno comunque parte delle comunicazioni di “trasparenza” imposte alle banche dalle normative italiane ed europee.

Sono documenti che puoi aver bisogno di consultare a distanza di tempo e che potrai in ogni momento opporre legalmente ai terzi per dimostrare un potenziale abuso e difendere i tuoi diritti, con iniziative individuali oppure con l’assistenza di avvocati o delle associazioni dei consumatori.

Gli ultimi anni hanno dimostrato quanto sia indispensabile conoscere per i consumatori di servizi bancari e finanziari le forme di tutela a loro disposizione e la necessità di prevenire e di poter contrastare efficacemente i comportamenti border line o del tutto abusivi degli operatori bancari e finanziari: le sanzioni già comminate dicono che questi episodi possono ancora accadere e certamente non si conosce il numero – probabilmente elevato – degli accordi stragiudiziali che sono intervenuti negli anni tra banche e clienti per “comporre” consensualmente vertenze e reclami.

Dovresti salvare e conservare su un tuo supporto personale, come ad esempio il tuo PC, tutta la documentazione che la banca ti trasmette, comunque almeno la lista che ti ho fornito.

La trasformazione digitale ci offre opportunità davvero valide ed importanti, spesso eccezionali, ma dobbiamo attrezzarci correttamente per godere dei vantaggi che ne derivano.

La tua liberta e la tua autonomia si fondano sulla conoscenza e sulla consapevolezza: come utente di servizi bancari e finanziari, ormai sempre più digitalizzati, devi poterti garantire sempre la massima serenità possibile.